brannvern-slukke.jpg

Beredskapsplan for KHiB

Kunst- og designhøgskolen i Bergen har utarbeidet egne prosedyrer i tilfelle større ulykker.

1. Varslingsplan for alle
Er du førstemann eller -kvinne til en ulykke eller krisesituasjon, er det viktig at du raskt varsler nødetatene, og KHiBs beredskapsledelse. 

Ved fare for liv, helse eller sikkerhet skal du alltid varsle utrykningsetatene først:

Brannvesen (110)
Politi (112)
Ambulanse (113)

Alle kriser, ulykker og uforutsette begivenheter skal deretter meldes til beredskapsleder.
Du varsler høgskoledirektør Cecilie Ohm på 464 74 644 eller 55 58 7302.
Stedfortreder (1) personalsjef Vidar Lidtun på 906 66 365,
stedfortreder (2) kontorsjef ved enhet for avdelingsstøtte Signe Solberg på 915 60 933, stedfortreder (3) økonomisjef Øivind Skaar på 958 70 648.

Du kan også ringe KHiBs vaktselskap på 55 39 29 15,
eller resepsjonen i Strømgaten 1 på 55 58 73 00, eller internnummer 9.

2.Hvorfor har vi en beredskapsplan?
Beredskapsplanen er laget for å sikre at KHiB oppnår en enhetlig og samlet beredskap. Den skal dekke alle typer hendelser der vi kan trenge krisehåndtering. Med krise mener vi situasjoner som truer, eller kan true, liv, helse, miljø, vår kjernevirksomhet og/eller vårt omdømme. Beredskapsplanen beskriver ansvar i organisasjonen ved håndtering av en krise. Målet er at vi skal være forberedt og systematiske når vi er i beredskap.

Det er alltid utrykningsetatene som har ansvaret for håndtering av kriser, katastrofer, ulykker og skadeledelse på høgskoleområdet. Beredskapsplanen skal sikre at vi kan hjelpe utrykningsetatene på best mulig måte. KHiB ønsker å unngå og/eller begrense skadevirkninger for mennesker, miljø, materielle verdier og vårt omdømme. Vi ønsker å sikre at institusjonen er i stand til å håndtere større ulykker og andre uforutsette hendelser på en måte som tar vare på helse og materiell. I dette ligger det også at vi vil ha en samlet opptreden overfor og enhetlig kommunikasjon med media.

Eksempler på fare- og ulykkessituasjoner der beredskapsledelsen skal møtes:
Større branner, eksplosjoner, ran, vold, sabotasje, alvorlige ulykker, pandemi, dødsfall, forurensning, naturkatastrofer, alvorlige brudd på etiske retningslinjer, sensitive persondata på avveie, dataangrep, terrorhandlinger og konkrete trusler mot enkeltpersoner eller virksomheten.

Beredskapsplanen gjelder for våre bygninger og for aktiviteter i KHiBs regi og for visse aktiviteter der ansatte eller studenter ved KHiB er involvert, for eksempel leteaksjoner eller 

3. Prinsippene for KHiBs beredskapsledelse
Ved KHiB har beredskapsgruppen det overordnede ansvaret i en beredskapssituasjon. Medlemmene i gruppen har faste oppgaver i beredskapsarbeidet, og gruppen er satt sammen på en måte som gjør at den skal ha kunnskaper om drift, tekniske og bygningsmessige forhold, studenter og pårørende, personell og risikoområder i virksomheten.

Den som har ansvar i en normals tuasjon har også ansvar ved ekstraordinære hendelser. Den organisasjonen vi har i beredskap skal være mest mulig lik den organisasjonen vi har til daglig.

Beredskapsledelsen skal i en krise sikre:

  • liv og helse
  • skadestedet
  • enhetlig informasjon til pårørende
  • intern og ekstern informasjon

 

4. Oppdatering og øvelser 
Oppdateringen av beredskapsplanen skal skje regelmessig. Beredskapsledelsen skal gå gjennom planen årlig.

Viktige punkter i stikkordsform:

  • Ha tydelig prioritering: 1) mennesker, 2) miljø, 3) materiell, 4) omdømme
  • Kontakt og samordning overfor nødetatene (brannvesen, politi, helsepersonell)
  • Føre aksjoner, situasjonsplott og logg
  • Klargjøre hvilken informasjon som er frigitt
  • Gjennomføre statusmøter for å kunne oppdatere beredskapshåndteringen
  • Ivareta forholdet til myndighetene
  • Mobilisere nok ressurser, basert på føre-var-prinsippet
  • Koordinere informasjon mellom KHiB og Kunnskapsdepartementet (KD). Vurdere fortløpende om eier (KD) skal oppdateres.
  • Informere internt og eksternt
  • Etablere mediesenter etter behov
  • Etablere informasjonstjeneste for henvendelser fra pårørende etter behov
  • Samarbeide med kommunen dersom hendelsen er omfattende
  • Vurdere behovet for psykososial støtte
  • Samordning internt overfor lokale enheter, teknisk apparat og ansatte/studenter
  • Bistand ved eventuell granskning av ulykke eller lignende
  • Utarbeiding av eventuelle vaktlister
  • Evaluering

 

5.Beredskapsledelsen ved KHiB

Leder av beredskapsgruppen:
Høgskoledirektør: Cecilie Ohm.
Stedfortredere er henholdsvis (1) personalsjef, (2) kontorsjef ved enhet for avdelingsstøtte, (3) økonomisjef.

Andre medlemmer:
Personalsjef: Vidar Lidtun, stedfortreder Eli Winther
Kontorsjef ved enhet for avdelingsstøtte: Signe Solberg, stedfortreder Ingjald Selland
Økonomisjef: Øivind Skaar, stedfortreder Gunnar Grunnaleite
Driftsleder: Roald Steensen, stedfortreder Atle Bjørke 
IKT-leder: Per Steiner Bendiksen, stedfortreder Diego Valle
Rektor og mediekontakt: Gerd Tinglum, stedfortreder Johan Sandborg

Gruppens ansvar og oppgaver:
Beredskapsleder skal vurdere hendelsens art og omfang, og sette i gang strakstiltak ut fra en vurdering av situasjonen.

Beredskapsleder skal varsle de andre i beredskapsledelsen om at de må møtes, og avgjør hvilke andre ansatte som eventuelt skal innkalles.

Beredskapsleder skal etablere beredskapsgruppen med et førstemøte. Førstemøtet skal ha et worst case scenario som utgangspunkt: Dette er det verste som kan skje.

Møtet skal gjennomføres med en analytisk tilnærming: Gruppen tar inn informasjon om hva som har skjedd og hva som kan skje, ut fra det vi vet der og da. Dette er utgangspunktet for å ta best mulige beslutninger basert på det vi vet på gjeldende tidspunkt.

De som sitter i gruppen har klare roller i en ulykkes- og krisesituasjon. I en slik situasjon skal vi ha tydelige prioriteringer: liv og helse først, deretter miljø og materiell, og til slutt omdømme.

Det er viktig at vi har en kommunikasjonsstrategi og klargjør hvilken informasjon som skal bli/er frigitt. Rektor er KHiBs offisielle mediekontakt, og er den som skal uttale seg til media.
 

Medlemmenes ansvar og oppgaver:
Høgskoledirektør (Cecilie Ohm)

Høgskoledirektøren er leder for beredskapsgruppen

  1. Varsle beredskapsgruppen og gjøre den operativ
  2. Lede førstemøte og statusmøter
  3. Ansvar for kriseinformasjon (må koordineres med politiet)
  4. Ansvar for informasjon overfor berørte (studenter, ansatte, pårørende)
  5. Avgjøre om det er behov for pårørendetelefon og pårørendesenter, i samarbeid med kommunens kriseledelse og politiet
  6. Oppdatere nettsidene fortløpende
  7. Varsle aktuelle myndigheter og samarbeidsinstitusjoner

 

Personalsjef (Vidar Lidtun)
Personalsjefen har overordnet ansvar for at ansatte, og deres pårørende blir ivaretatt

  1. Ansvar for personaloversikt
  2. Skaffe oversikt over aktuelle ansatte, og deres pårørende
  3. Etablere og koordinere kontakttelefon for ansatte, og pårørende (i samarbeid med kontorsjef for enhet for avdelingsstøtte)
  4. Etablere, bemanne og drifte pårørendesenter
  5. Støtte og ivareta pårørende i samarbeid med enhet for avdelingsstøtte
  6. Støtte/oppfølging av kolleger

 

Kontorsjef for enhet for avdelingsstøtte (Signe Solberg)
Kontorsjefen har det overordnede ansvaret for beredskap for studenter og deres pårørende

  1. Ansvar for å fremskaffe studentoversikt og oversikt over pårørende
  2. Etablere og koordinere kontakttelefon for studenter og deres pårørende (i samarbeid med personalsjef)
  3. Bemanne og drifte pårørendesenter (i samarbeid med personalsjef)
  4. Ansvar for å varsle og samarbeide med SiB

 

Økonomisjef (Øivind Skaar)
Loggfører og ansvarlig for at beredskapsgruppen bruker tiltakskortene.
Tiltakskortene beskriver ulike prosedyrer i beredskapsplanen.

 Driftsleder (Roald Steensen)

  1. Ansvar for tegninger av- og informasjon om bygninger og tekniske anlegg.
  2. Bistå beredskapsledelsen med transport
  3. Bistå brannvesen, ambulanse og politi når ulykke/katastrofe berører bygninger eller driftstekniske forhold

IKT-leder(Per Steiner Bendiksen)

  • Sørge for tilstrekkelig med utstyr og linjer for intern og ekstern tele- og datakommunikasjon
  • Ansvar for at utstyr og linjer er operative
  • Ansvar for felles datasystem

 

Rektor (Gerd Tinglum)
Rektor har ansvaret for høgskolens eksterne og interne informasjon i krisesituasjoner
Rektor er KHiBs offisielle mediekontakt, og den som skal uttale seg til media.
Vurderer hvilken informasjon som skal formidles, og rådfører seg med politiet om innhold og tidspunkt for info

NB! Det er politiets oppgave å formidle melding om dødsfall til pårørende.

6. Studieturer 
Beredskapsplanen er også gjeldende for studieturer. Lærere eller andre ansatte som har ansvar for studieturer for studenter har imidlertid særskilt meldeplikt:
Det er utarbeidet egen instruks for studiereiser som studentene skal kjenne til og signere på.
Før avreise skal liste over samtlige deltakere oversendes studieadministrasjonen. Det skal fremgå hvem som har reiselederansvar, samt telefonnummer/adresse som gjør det mulig å nå deltakerne.
Studieadministrasjonen skal ha en liste over pårørende.
Studentene skal ha tegnet en egen reiseforsikring.
Studentene har selv et ansvar for egen sikkerhet.

 

.

Publisert: 21.09.2011 av Peter Klasson Oppdatert: 04.03.2016 av Eli Winther